Практика написання музейних прес-анонсів та прес-релізів (відео)

Ми далі продовжуємо публікувати виступи учасників наукової конференції під назвою “Меморіальні музеї сьогодні: специфіка фондової, експозиційної та освітньої роботи”, що проходила 6-7 листопада в приміщенні Музично-меморіального музею Соломії Крушельницької у Львові.

Сьогодні  пропонуємо вашій увазі доповідь наукового співробітника Державного меморіального музею Михайла Грушевського у Львові Романа Метельського на тему “Практика написання музейних прес-анонсів та прес-релізів”:

“Для того щоб подію вашого музею було висвітлено в засобах масової інформації, належить узяти до уваги специфіку їхньої роботи. Інакше кажучи, потрібно “прийняти умови гри” журналістів та редакторів. Спочатку редакції ЗМI мають довідатися про вашу подію, а саме – про те, що вона відбудеться. На додаток ви повинні зацікавити ЗМI вашою подією!

Тож поінформуйте про цей захід заздалегідь за допомогою прес-анонсу. Прес-анонс має виглядати не просто як оголошення, а саме як анонс: належить конкретно повідомити редакторам та журналістам не тільки про час i місце події, а й про її мету та зміст.

Крім того, прес-анонс потрібно написати так, щоб його сприймали як публікацію про вашу майбутню подію. Зауважте: багато редакторів справді зацікавлені в тому, щоб поінформувати своїх читачів про ваші заходи. Отримавши професійний прес-анонс, ЗМІ можуть передрукувати його у своїх виданнях як повідомлення про майбутню подію – за умови, що надісланий текст виглядатиме як стаття. Тож спробуйте полегшити редакторам їхню роботу – напишіть їм про свою подію так, щоб ваше повідомлення було складено як готовий до публікації матеріал.

Мистецтво написання доброго прес-анонсу полягає в тому, щоб “заінтригувати” журналіста. Укладаючи прес-анонс, варто зазначити найцікавіші моменти майбутнього заходу, але не розкривати їх.

Прес-анонс – це своєрідна інформаційна “наживка”, на яку має “клюнути” преса.  Він має бути обов’язковим компонентом медіа-супроводу будь-якої вашої події (заходу). Раджу “привчити” журналістів i редакторів до того, що про кожну свою цікаву подію ви обов’язково повідомите у своєму прес-анонсі. Так ви забезпечите належну увагу ЗМІ до всіх своїх заходів.

Вимоги до прес-анонсу

1. Заголовок має бути коротким і змістовним, привертати увагу читача.
2. У першому абзаці потрібна конкретика. Почати краще з інформації КОЛИ, ДЕ й ЩО відбудеться, а всі прикметники відсунути подалі.
3. Вживати речення типу “поспішайте, така можливість трапляється рідко” або “раді вітати усіх” в кінці анонсу немає сенсу, адже прес-анонс – це не реклама, ми запрошуємо журналістів, не вуличних перехожих. Журналіст сам визначає для себе рівень важливості та актуальності події.
4. Речення повинні бути простими. До читача, який не дуже заглиблюється в текст, а читає його поверхово, швидше доходять прості речення, без вставних конструкцій.
5. Прес-анонс повинен складатися з 300 і більше слів, адже публікації такого обсягу дуже схвально сприймаються пошуковими системами. Але зловживати також не потрібно – виходити за рамки 600 слів не рекомендується.
6. Звернути увагу на граматику, якщо прес-анонс написаний безграмотно, це одразу знижує рівень зацікавленості в події, а також рівень поваги до організаторів.
7. Якщо в тексті такого формату вживаються спеціальні терміни чи поняття, варто їх розшифрувати. Довідка має складатися з одного-двох змістовних речень, які розкривають суть поняття.
8. Після написання тексту треба перевірити його на “зайві слова”. Все, що слугує прикрасою, без чого зміст не постраждає, треба нещадно викреслювати. Чим менший текст, тим він насиченіший, тим більша ймовірність того, що його прочитають (а якщо пощастить, то й до кінця).
9. Прес-анонс повинен містити кілька якісних анотованих фотографій (3-6) пов’язаних з подією.
10. Прес-анонс про подію, яка має відбутися, подається у ЗМІ не пізніше ніж за два дні до події.

Про форму прес-анонсу

Щодо форми – вона в таких справах теж важлива, оскільки текст читається “по діагоналі”, тож форма спрощує візуальне сприйняття тексту та допомагає очам читача зупинятися на головному.

1. Підкреслювати заголовок чи ставити в ньому знаки оклику не потрібно – він і так уже виділений, а зайві символи, покликані привертати увагу, створюють відчуття “зіжмаканості”.
2. Абзаци цілком можна не починати з відступу, натомість добре між абзацами ставити порожній рядок. Абзаци повинні бути не великими – максимум три рядки, адже, під час перегляду на мобільних приладах, він займе 5-10 рядків і ускладнить читачеві сприйняття інформації.
3. Головні слова, терміни й поняття варто виділяти жирним (так читач може вже за кілька секунд зрозуміти, що від нього хочуть автори тексту)
4. Там, де підпис, варто ставити свій контактний номер, також можна написати запрошення звертатися в разі потреби.
5. У підписі рекомендовано ставити своє ім’я перед прізвищем. На рівні підсвідомості це викликає в читача відчуття “людяності”, доступності контактної особи. Стає зрозуміло, що автор у курсі сучасних тенденцій та не є прибічником совдепівської любові називати всіх за прізвищами. Таким чином автор на перше місце ставить свою особистість — своє ім’я — а вже потім офіційність.
6. За журналістськими нормами, числа від одного до одинадцяти пишуться літерами, а не числами (за винятком часу). Ця норма також розроблена на основі досліджень психологів на тему уваги, пам’яті й т.п.

Як не можна робити прес-анонс

Попри всі вищезгадані обмеження і побажання до якісного цікавого прес-анонсу, є ще й кілька порад про те, що небажано робити в прес-анонсі.

1. Найбільшою помилкою організаторів події буде надіслати в ролі прес-анонсу афішу заходу у графічному форматі, без текстової інформації. Афіша може бути лише графічною ілюстрацією прес-анонсу, і ніколи його замінником.
2. Поширену помилку роблять організатори події, надсилаючи у листі щось на зразок такого: «У нас в музеї відкриється виставка. Щоб дізнатись більше, перейдіть за посиланням: www.muzej.com/anons.html ». Згідно із статистикою, тільки 2% журналістів перейдуть за посиланням.

Загальні вимоги для прес-релізів

Прес-реліз – це короткий документ, обсяг якого не перевищує однієї сторінки формату А-4. До ЗМІ щодня надходять сотні прес-релізів від різних організацій. І, як правило, передусім прочитуються ті, що мають зазначений розмір, оскільки час у працівників мас-медіа, які працюють з кореспонденцією, дуже обмежений. Коли вся інформація викладена на одній сторінці, досвідченому працівникові не потрібно докладати додаткових зусиль на її сприйняття. Він здатний одразу зрозуміти в чому справа.

1. У прес-релізі має бути новина і розкритий тільки один інформаційний привід. Кілька інформаційних приводів розосереджують увагу й не концентрують її на головному. Інформаційний привід стане новиною, коли інформація актуальна, цікава читачам/глядачам тих ЗМІ, куди надіслано прес-реліз, є суспільно значущою та походить від певних лідерів.
2. У прес-релізі мають бути присутні: дата його надсилання; точна назва організації, яка його випускає; відомості про те, де можна уточнити наведену інформацію.
3. Композиція прес-релізу дозволяє в необхідних випадках скорочувати його, починаючи з кінця. В реальній практиці тільки частина наведеної інформації може бути опублікованою у ЗМІ. Тому в процесі підготовки прес-релізу інформацію розміщують в порядку зменшення її важливості за принципом “перевернутої піраміди”. Головні пункти повідомлення фіксуються в перших двох абзацах. Решта – коментарі, аналіз, відомості, пояснення – у наступних.
4. У прес-релізі має бути заголовок, в якому розкрито інформаційний привід. Він є основним елементом, який привертає увагу і розкриває сутність даного документа. Крім цього, заголовок задає тон загального сприйняття тексту повідомлення.
5. У перших двох абзацах надається відповідь на такі, здавалося б, дуже прості запитання: “Що відбулося?”, “Де відбулося?”, “Коли відбулося?”, “За участі кого відбулося?”, “Чому відбулося?”, “Як відбулося?”. Відповіді на них дають змогу усвідомити всю новину повною мірою. Перше речення першого абзацу, як правило, повторює заголовок, при цьому дещо розширює та уточнює його.
6. Прес-релізи стають цікавішими, коли в них цитуються лідери громадськості чи знакові особистості, котрі коментують подію, що відбулася. Добре, якщо висловлювання наведені не в минулому часі, а в теперішньому. Це створює ефект присутності. Однак наведення цитат не обов’язкове, оскільки іноді обсяг прес-релізу не дозволяє цього зробити.
7. У прес-релізі не має бути абревіатур і скорочень, крім загальноприйнятих. Імена та прізвища наводяться повністю, принаймні один раз. Іншомовні імена та прізвища наводяться в оригінальному написанні та в українській транслітерації. Прес-реліз не потрібно перевантажувати цифрами.
8. Прес-реліз повинен містити кілька якісних анотованих фотографій (3-6) та, дуже бажано, відеоматеріал з події.
9. Прес-реліз про подію, що відбулася подається у ЗМІ безпосередньо по її завершенні.
10. В оформленні прес-релізу в лівому верхньому куті вказують адресу та повну назву організації, з якої він походить. Нижче повідомляють, що це прес-реліз. Ще нижче, в лівому куті зазначають дату надсилання, назву ЗМІ та посаду того, кому адресовано даний документ. У правій частині вказують координати особи чи осіб, до яких можна звернутися за додатковою інформацією. Однак, цю інформацію можна подавати як на початку прес-релізу, до заголовка, так і в самому кінці. Потім зазначають відомості щодо публікації релізу, коли його можна публікувати, а нижче, великими літерами, подається заголовок, після якого вже йде основний текст.

Роман МЕТЕЛЬСЬКИЙ
науковий співробітник Державного меморіального музею Михайла Грушевського у Львові

Джерела:

1. https://www.prostir.ua/?library=mystetstvo-napysannya-dobroho-pres-anonsu