Запуск ФОП здається простим. Заповнив заяву, обрав групу, під’єднав РРО або ПРРО, почав приймати оплату. А далі починається рутина з дедлайнами, ставками, лімітами і несподіванками від банку. Саме тут з’являється потреба у фаховому супроводі, щоб бізнес не втрачав гроші на штрафах і зайвих податках. Якщо на порядку денному податки, звіти або зміна системи оподаткування, варто розглянути фахову консультація бухгалтера для ФОП. Це економить час, нерви і часто реальні кошти.
Коли ФОПу потрібна консультація негайно
Є кілька сигналів, що робота “на автоматі” більше не працює.
- Планується перехід між групами чи системами. Наприклад, з 2 групи ЄП на 3, або з єдиного податку на загальну.
- Дохід підходить до ліміту. Потрібно вирішити, як не вилетіти з групи та не втратити право на спрощену.
- З’явилися нові види діяльності. ДКВЕДи не відповідають реальним операціям, банк почав ставити запитання.
- Робота з нерезидентами. Валюта, акти, первинка, ПДВ у послугах, місце постачання, подвійне оподаткування.
- Прийом оплат картками і готівкою. Де потрібен РРО або ПРРО, як видати чек, що з інтернет-еквайрингом.
- Наймані працівники або підрядники. Оформлення, звіти по ЄСВ, військовий збір, відпустки і лікарняні.
- Листи від податкової або банку. Потрібні пояснення, є ризик блокування рахунку чи фінмоніторинг.
Що дає консультація на практиці
Хороший бухгалтер працює не тільки з цифрами. Він зменшує невизначеність і перетворює хаос у процес.
- Карту ризиків. Де слабкі місця у вашій моделі. Що перевіряє банк, що бачить податкова, що треба підчистити у документах.
- Податковий профіль. Яка система і група під ваші обороти, маржу та структуру витрат. Коли вигідно перейти і що для цього підготувати.
- Маршрут дій. Дедлайни, звіти, платіжний календар, шаблони первинки, листи для банку, налаштування ПРРО.
- Фінансову гігієну. Розмежування коштів, картки для бізнесу, нотатки до платежів, резерви на податки, порядок у хмарних папках.
Типові помилки ФОП і як їх уникнути
Більшість штрафів не про “поганий закон”, а про побутові дрібниці.
- Перевищений ліміт доходу. Ситуацію тягнуть до кінця року, а потім отримують перехід на іншу систему заднім числом.
- Невірні КВЕДи. Послуги на експорт, а в реєстрі лише внутрішні. Банк питає первинку, ФОП нервує.
- ПРРО “на потім”. Чеки не видаються, фіскалізація не під’єднана, інтернет-еквайринг працює абияк.
- Одна картка на все. Особисті покупки змішані з бізнесом. У фінмоніторингу це виглядає погано.
- Відсутність бекапів документів. Договори і акти в месенджерах, без підписів і дат.
- Непрозорий облік витрат. На загальній системі це відразу гроші, які ви переплачуєте.
Як виглядає корисна консультація
Коротка розмова по телефону не рахується. Корисна консультація має структуру і відчутний результат.
- Брифінг. Види послуг або товарів, обороти за останні місяці, валюта, географія клієнтів, спосіб оплати.
- Швидкий аудит. Перевірка КВЕДів, групи, підключених сервісів, договорів, платіжних призначень.
- Рішення. Що міняти, коли і як. Перелік документів, які доведеться підготувати.
- Календар. Податки і звіти по датах, нагадування, відповідальні.
- Матриця ситуацій. Що робити, якщо банк запитує походження коштів, якщо контрагент просить інвойс з ПДВ, якщо потрібен чек іноземному клієнту.
Кейс-замальовки
- ІТ-послуги і нерезиденти. ФОП на 3 групі отримує оплату в доларах від США і ЄС. Після консультації додає правильні КВЕДи, налаштовує інвойси англійською, підключає ПРРО для інтернет-платежів у гривні, оформлює довідку-підтвердження для банку. Питання від фінмоніторингу закриваються.
- Роздріб і еквайринг. Магазин приймає картки, але чеки не фіскалізуються. За два тижні підключено ПРРО, налаштовано шаблони номенклатури, касири навчені. Штрафів немає, повернення оформлюються коректно.
- Перехід групи. Доходи ростуть, ліміт поруч. Бухгалтер готує перехід з 2 на 3 групу, прогнозує податкове навантаження, радить підвищити ціну на 3 відсотки, щоб зберегти маржу. Перехід проходить без втрат і блокувань.
Чек-лист ФОП на найближчі 30 днів
- Оновити КВЕДи, щоб збігалися з фактичними операціями.
- Розвести особисті та бізнес-кошти, відкрити окрему картку або рахунок.
- Перевірити потребу у ПРРО, закупити фіскальні номери, налаштувати програму і навчити команду.
- Зібрати первинку в єдиному сховищі, задати прості назви файлів і дати доступ бухгалтеру.
- Скласти платіжний календар податків і внесків, додати нагадування.
- Підготувати відповіді для банку щодо походження коштів і бізнес-моделі.
- Провести мінімальну сесію планування: цілі на квартал, очікувані обороти, коридор курсу, запас на податки.
Скільки це коштує і як окупається
Разова консультація дешевша за будь-який штраф або блокування рахунку. У більшості випадків економія приходить у трьох місцях.
По-перше, правильний вибір системи оподаткування. По-друге, відсутність штрафів за фіскалізацію і звіти. По-третє, чистіші процеси. Менше часу на “пожежі”, більше на продажі. Якщо потрібна підтримка довше, можна оформити щомісячний супровід і закрити рутину повністю.
Як підготуватися до розмови з бухгалтером
Щоб не витрачати зустріч на очевидні речі, зберіть базовий пакет.
- Виписки за останні 3 місяці, навіть у PDF з банку.
- Договори з ключовими клієнтами і підрядниками. Якщо англійською, теж добре.
- Поточний перелік КВЕДів, група і система оподаткування.
- Короткий опис, як приймаються оплати. Готівка, картки, валютні надходження, маркетплейси.
- Доступ або скріншоти з ПРРО, якщо він встановлений.
Підсумок
ФОП сильний, коли процеси прозорі, а цифри під контролем. Самостійність хороша до першої складної ситуації. Далі потрібна точна навігація. Фахова консультація бухгалтера вирівнює маршрут, прибирає ризики і повертає час на головне, на продукт і продажі. Якщо у планах перехід групи, робота з нерезидентами, підключення ПРРО або просто бажання спати спокійно, краще зробити це зараз. Однієї розмови вистачає, щоб зекономити більше, ніж коштує вся підтримка за місяць.
Єгор ТУМАН
